A chi non è capitato durante il corso della propria vita un periodo particolarmente stressante, movimentato e destabilizzante?

Ricordo ancora le sensazioni che provavo fino a pochi mesi fa, il disorientamento nel non riuscire a portare a termine gli obiettivi che mi prefiggevo, la sensazione di non fare abbastanza, ma sopratutto nel non capire quale direzione stessi prendendo.

La mia vita personale e lavorativa stava evolvendo troppo rapidamente ed io la rincorrevo.

Quello che non sapevo all’epoca è che, per uscire da quella spirale, avevo “solo” bisogno di avere ORDINE tutto attorno a me in primis nel lavoro, per poi, passo dopo passo, mettere ordine nella mia vita.

Perché è necessario mettere in ordine al lavoro?

Sfatiamo subito il mito secondo cui uno spazio disordinato è indice di creatività. Avere confusione tutto attorno a noi non ci impedisce di lavorare, ma genera stress, difficoltà a riflettere e nel portare a termine le task prefissate, riducendo drasticamente la nostra produttività.

Un ambiente lavorativo in ordine, invece, ci trasmette benessere, calma e sicurezza. Ci permette di concentrarci, non avere distrazioni inutili, trovare immediatamente ciò che si cerca.

Ti starai domandando perché te ne sto parlando. Vorrei condividere la mia esperienza personale con te, come ho preso in mano una situazione di difficoltà e raccontarti come, attraverso 5 semplici regole, ho attenuto grandi benefici nel lavoro e poi anche nella mia vita personale.

Regola 1: mantieni a mente il tuo obiettivo ed elimina il superfluo

Prenditi un momento per te e domandati cosa vorresti davvero. Pochi mesi fa quando chiudevo gli occhi mi immaginavo uno studio pulito, tranquillo, illuminato dal sole, con una candela che profuma l’ambiente e alcune piante che trasmettano serenità.

Il mio ambiente di lavoro ideale era molto ordinato, con solo oggetti essenziali a portata di mano e tanta quiete per permettermi di concentrarmi. 

Ma perché fare questo esercizio? Perché solo quando si ha un obiettivo veramente importante per noi abbiamo la forza di prendere in mano la nostra vita, sconvorgerla ed essere costanti nella direzione presa.

“Voler essere più ordinati” non è un obiettivo forte, che ti permetterà di avere successo. Devi scavare più nel profondo, indagare su di te, lo stile di vita che desideri da sempre, e come ottenerlo.

Regola 3: riordina per categoria e non per location

Un classico errore in fase di riordino è quello di riordinare in base alla location e non alla categoria considerata. Ma facciamo un esempio pratico.

Presupponiamo che tu voglia riordinare tutti i documenti amministrativi della tua attività. Lavorare solo sui tre cassetti a destra della tua scrivania è un errore, sopratutto se il materiale dedicato all’amministrazione si trova sparso in due stanze diverse.

In primis, raccogli tutto il materiale in questione, ovunque si trovi, e poi procedi con il riordino. Solo questo step ti consente di ottenere un’azione duratura nel tempo.

Puoi estendere questo principio anche ai file digitali: non lavorare sulla singola cartella, ma procedi per categorie e non aver paura di “stravolgere” le procedure e metodologie che hai usato fino a questo momento.

Regola 4: seleziona un unico posto per ciascun oggetto

Questa osservazione è strettamente legata alla precedente. Per mantere l’ordine creato, sopratutto se non lavori da solo, è fondamentale stabilire un unico posto per determinati oggetti (sia fisici che virtuali).

Ad esempio, dopo aver raggruppato tutta la cancelleria, a questa andrà attribuito un nuovo luogo dedicato, come un cassetto o un armadietto, così da non dover perdere tempo alla ricerca di una penna o un foglio su cui scrivere ogni volta che questi risultano necessari.

Queste indicazioni e piccole regole possono davvero rendere il lavoro del singolo e del team più sereno e produttivo, a patto che tutti siano a conoscenza delle disposizioni stabilite. In caso contrario, come approfondiamo nel punto successivo, il problema continuerà a ripresentarsi di volta in volta.

Regola 5: circondati di persone che condividono la tua filosofia

Come potrai intraprendere un’azione di riordino globale della tua attività e mantenerne i risultati nel tempo, se le persone con cui lavori ti remano contro?

Affinché questo tuo progetto abbia successo, è fondamentale condividere con i tuoi collaboratori, soci e dipendenti il tuo obiettivo ed assicurarti che sia da loro condiviso.

Mentre l’azione di riordino globale viene eseguita una volta e (se ben fatta) si protrae nel tempo, il mantenimento dell’ordine secondo quanto stabilito è un’azione da compiere tutti i giorni.

Se il tuo collaboratore non archivia i file nella cartella giusta o il tuo socio non utilizza il programma di gestione delle task che hai scelto, l’intero progetto è fallito!

Conclusioni

Questo percorso mi ha permesso davvero di dare una svolta alla mia vita, lavorativa ma anche personale, e di vivere le giornate più serenamente (nonostante il grande carico di lavoro).

Non dare per scontato l’importanza di vivere un ambiente ordinato: provare per credere!

Spero che questa riflessione possa aiutare anche te nel riordino e riorganizzazione della tua quotidianità, o che almeno ti abbia portato a pensarci e valutare come agire per migliorare la qualità della tua vita.

Fammi sapere se ti è stato utile e se mettereai in pratica alcuni consigli!