La mia ricetta per scrivere un preventivo efficace

Se sei un professionista freelance, o ti stai avvicinando a questo mondo, sai quanto è importante la fase di redazione del preventivo, e in particolare quanto può essere utile saper scrivere preventivi chiari ed efficaci.

Un preventivo ben strutturato, infatti, può aiutarti non solo a comunicare il tuo valore e la tua professionalità, ma può anche fare la differenza tra ottenere un nuovo progetto e perdere un’opportunità lavorativa.

Forse ti starai chiedendo, arrivato a questo punto, quali sono allora gli elementi davvero indispensabili in un preventivo: cosa non può mancare? Cosa è bene specificare?
In questo articolo ti racconto la mia esperienza e la mia strategia per realizzare preventivi completi, efficaci e chiari per l’utente finale, dandoti così la possibilità di migliorare il tuo business!

Perchè redigere un preventivo personalizzato?

Per rispondere con chiarezza, è necessario capire come creare un preventivo ad hoc, personalizzato in base alle esigenze del singolo cliente. Il preventivo è di fatto lo strumento migliore che hai per studiare le richieste del cliente e, successivamente, creare un progetto nel quale inserire le soluzioni proposte, gli interventi che si ritengono necessari ed il relativo prezzo dei servizi.

Per aiutarti a stilare un preventivo efficace, evitando in questo modo un continuo scambio di e-mail infruttuose, ho voluto elencarti una serie di consigli e di accortezze da seguire. Non è la solita check-list di step banali da seguire, ma qualcosa di molto più profondo e studiato. Scrivere un preventivo efficace implica un cambio di mindset, significa iniziare a “vedere con gli occhi del tuo potenziale cliente” per riuscire ad offrire valore ed essere competitivi.

INDICE

Dimostra le tue competenze

Dai risalto alla tua esperienza con un portfolio

Prima ancora di scrivere ed inviare un preventivo, è buona norma mostrare le proprie competenze e capacità. Il cliente deve riconoscere il valore del tuo lavoro. Il modo migliore per farlo è, ovviamente, quello di presentare i lavori fatti precedentemente attraverso un portfolio (dai un occhio al mio qui) all’interno del tuo sito web.

Questa è sicuramente la prima modalità attraverso la quale le persone che visitano il tuo sito, possono conoscerti virtualmente e decidere di riporre fiducia del tuo lavoro e nella tua esperienza. Il portfolio è la tua occasione di convincere le persone interessate ad affidarti un incarico, dimostrando loro le tue capacità.

Metti in evidenza le tue collaborazioni

Le collaborazioni significative con clienti o aziende rilevanti dimostrano che hai lavorato su progetti di importanti, affrontando sfide specifiche (ad esempio, per un web designer potrebbero essere lavori con grandi e-commerce, aziende leader nel settore del potenziale cliente a cui ti stai proponendo etc). Mostrare queste esperienze passate può aumentare la fiducia del potenziale cliente nella tua capacità di soddisfare le sue esigenze e realizzare un lavoro di alta qualità.

Crea un form di contatto efficace

Importantissimo: per evitare e-mail di clienti contenenti messaggi standard come “Vorrei sapere quanto costa un sito per la mia attività”, che non ti permettono una risposta precisa, crea un form di contatto dove la persona può lasciarti tutte le informazioni di cui hai bisogno per un successivo contatto. In questo modo, i potenziali clienti, vedranno in te una persona preparata e pronta a rispondere alle loro richieste.

Come scrivere un preventivo efficace

Sii trasparente

Se navighi con attenzione all’interno del mio sito web potrai notare come indico già i prezzi dei miei servizi, “a partire da”. Questo perché mi piace essere trasparente sin dall’inizio, ed evitare sorprese in fase di emissione del preventivo. In questo modo risparmio tempo e ottimizzo lo scambio di e-mail con i miei clienti, che hanno già un’idea di partenza di quanto andranno a spendere. Il tuo sito web serve anche a questo. Ad evitare di farti perdere tempo nel rispondere alle domande che ti vengono poste di continuo con una risposta standard.

I prezzi indicati sono sempre “a partire da”: in questo modo se un mio cliente non può spendere una determinata cifra, che sa indicata nel mio prezzario, può facilmente inviarmi un’e-mail attraverso la pagina dei miei Contatti e, se è possibile, posso indicare alla persona interessata, se esistono altre soluzioni che rientrano nella sua idea di spesa iniziale oppure no.

Rendersi disponibile al dialogo e mostrare interesse nei progetti a quali si lavora è il modo migliore per sviluppare la propria rete di contatti. Infatti, è proprio grazie alle recensioni dei miei primi clienti e al passaparola che sono riuscita ad avere i molti dei miei incarichi, e ancora oggi la soddisfazione del mio cliente è il primo parametro attraverso il quale vengo scelta.

Specifica le modalità di pagamento

Non dimenticare che, perché un preventivo sia efficace fin da subito, è bene specificare le diverse modalità di pagamento. Se come me, hai la partita IVA e devi emettere una fattura, ricordati di lasciare i tuoi dati e di richiedere quelli del cliente.

Includi le scadenze

Specifica le scadenze chiave per il progetto, come la data di inizio prevista e la data di completamento stimata. Questo aiuterà il cliente a pianificare e valutare l’adeguatezza del tuo preventivo in termini di tempistiche e raggiungimento obiettivi.

Crea il tuo modello di preventivo

Avere un modello base, una sorta di “template” per i tuoi preventivi, ti permetterà di ottimizzare il tempo di realizzazione dello stesso e di avere chiari tutti gli elementi che dovrai inserire per far sì che questo risulti completo ed efficace!
Vediamo insieme quali sono gli elementi che non possono mancare all’interno di un preventivo:

Descrizione del progetto

Fornisci una descrizione chiara e concisa del progetto o servizio richiesto dal cliente. Includi tutti i dettagli importanti, come le specifiche del lavoro, le funzionalità richieste e le eventuali scadenze.

Costi

Inserisci sempre nel tuo preventivo il costo totale e il dettaglio dei costi:

• Costo totale del progetto: l’importo totale per il progetto o il servizio richiesto. Specifica se il prezzo è fisso o se potrebbe variare in base alle circostanze.
• Dettaglio dei costi: comprende un elenco dettagliato dettagliato dei diversi componenti del progetto e dei relativi costi. Assicurati di essere specifico ed esplicito, utilizzando sempre un linguaggio semplice, in modo che il cliente possa comprendere cosa include ogni elemento e perché è necessario.

Scadenze

Indica le scadenze chiave per il progetto, come la data di inizio prevista e la data di completamento stimata.

Testa i tuoi preventivi per capire come migliorarli

Preventivi come opportunità

Ogni richiesta di preventivo è un’opportunità per il tuo business. Scriverlo nel modo corretto e presentarti come un professionista nel tuo settore è fondamentale per non perdere nuovi potenziali clienti.

Ma come capire se i preventivi che stai inviando sono strutturati in modo efficace? Da Ingegnere, mi piace sempre ricordare come non si può migliorare ciò che non si può misurare. Tieni traccia del numero dei preventivi che invii, della percentuale di quelli accettati e di quelli rifiutati. Questo ti permette di avere una visuale globale della tua situazione attuale per capire quali azioni di miglioramento si possono intraprendere.

Analizza i preventivi nel tuo storico

Fai una ricerca di mercato

Verifica i prezzi medi applicati da altri professionisti del tuo settore in progetti simili, così da capire qual è il range di prezzi consono per il tipo di progetto per cui ti stai proponendo. Questo step è fondamentale per avere, soprattutto all’inizio, un punto di riferimento per valutare se i tuoi preventivi sono competitivi o se devi apportare modifiche.

Monitora regolarmente i risultati ottenuti

I risultati che ho ottenuto

Un po’ di numeri

Di seguito ti riporto i risultati che io ho ottenuto dopo la revisione completa del mio processo di contatto con i potenziali clienti. Non solo sono aumentate le richieste di preventivo, ma anche la percentuale di preventivi accettati!

Gli obiettivi raggiunti

Al di là dei numeri, l’aver implementato una metodica più precisa e una maggiore chiarezza nella redazione dei preventivi mi ha permesso di fare un salto di qualità, facendomi apparire e sentire molto più organizzata e affidabile.
Creando un modello di preventivo completo e facilmente leggibile, ho potuto risparmiare tempo, aumentare la fiducia dei clienti, incrementare il numero di richieste di preventivo e di preventivi accettati (e dunque il mio fatturato) e vivere più serenamente la mia vita da web designer freelance. Ad oggi sono soddisfatta del mio modello di preventivo, che continuo periodicamente ad aggiornare e migliorare, e certa di poter fornire a chiunque si rivolga a me dei preventivi professionali, personalizzati e competitivi, sempre in linea con le sue esigenze.